四、精心準(zhǔn)備

一旦決定了參加某一個(gè)展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財(cái)力和精神呢？有人對展覽會上的參觀者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有五條，建議參展商不妨從這里入手：

1、展品選擇

展品是參展商能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨(dú)特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容；代表性是指展品要能體現(xiàn)參展商的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn)；獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)特之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來。 

2、展示方式

展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應(yīng)圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實(shí)物，借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備等手段，加以說明、強(qiáng)調(diào)和渲染。展品如果是機(jī)械或儀器要考慮安排現(xiàn)場示范，甚至讓參觀者親自動(dòng)手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現(xiàn)場品嘗，并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)派發(fā)；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。

3、展臺設(shè)計(jì)

展臺設(shè)計(jì)的表面任務(wù)是要好看，根本任務(wù)則要幫助參展商達(dá)到展覽目的。展臺要能反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺設(shè)計(jì)在注重視覺沖擊力的同時(shí)，還要注意以下幾點(diǎn)：展覽會不是設(shè)計(jì)大賽，展臺設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；展臺設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展臺設(shè)計(jì)要考慮參展商的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；展臺設(shè)計(jì)時(shí)不要忽略展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。

4、人員配備

人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺的人員配備可以從四個(gè)方面加以考慮：第一，根據(jù)展覽性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動(dòng)性等。第四，加強(qiáng)現(xiàn)場培訓(xùn)，如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)付：如果是大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其技術(shù)上的突破性。

5、客戶邀請

展覽會上若能顧客盈門當(dāng)然求之不得，但有時(shí)難免會出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參展商不應(yīng)被動(dòng)地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來?？刹扇≈苯影l(fā)函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業(yè)參加展覽會時(shí)如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。

五、展臺工作管理

展臺工作是整個(gè)展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個(gè)階段。展覽的價(jià)值主要在這一階段得到實(shí)現(xiàn)。如果籌備順利、充分，展臺工作將決定展出是否成功。如前所述，準(zhǔn)備工作相當(dāng)于“搭臺”，展臺工作相當(dāng)于“唱戲”。臺搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。

展臺工作指展覽會開幕期間展臺工作人員在展臺上的工作，包括展臺接待、展臺推銷、展臺記錄等工作。

1、展前工作

展前工作是指展臺人員抵達(dá)展出地至展覽會開幕前這一段時(shí)間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺工作的前奏。這一段工作的特點(diǎn)：一是時(shí)間有限，沒有任何延長的余地，因此相當(dāng)緊張；二是各項(xiàng)籌備工作齊頭并進(jìn)全面開展，事情多、環(huán)節(jié)多，容易忙亂，因此壓力相當(dāng)大。為了使各項(xiàng)工作按質(zhì)、按量、按時(shí)完成，必須進(jìn)行有效地管理。

（1）展臺籌備

第一是計(jì)劃。開始工作之前，通盤考慮各方面的工作，詳細(xì)制定計(jì)劃，協(xié)調(diào)安排工作，尤其是相互關(guān)聯(lián)的工作一定要考試周到，比如運(yùn)輸和施工，施工和布置等。如果幾項(xiàng)工作互相銜接，就必須規(guī)定截止期。在展覽工作中，按時(shí)非常重要。各項(xiàng)工作要落實(shí)到人。制定好計(jì)劃后，可以編制工作進(jìn)度表。如果展臺規(guī)模小，可以由展臺經(jīng)理一人制定計(jì)劃、指揮。如果展臺規(guī)模大，則應(yīng)當(dāng)由各方面具體負(fù)責(zé)人制定細(xì)節(jié)計(jì)劃，由展臺經(jīng)理協(xié)調(diào)總計(jì)劃。

第二是布置。工作、時(shí)間和人員安排好后，必須通知到每個(gè)有關(guān)人員，并將計(jì)劃表發(fā)給展臺人員，讓其知道自己的工作任務(wù)、職權(quán)范圍、工作期限。除了讓有關(guān)人員知道自己的工作之外，還應(yīng)該知道相關(guān)人員和工作的前后銜接關(guān)系。

第三是監(jiān)督。展覽管理工作中要有檢查、監(jiān)督機(jī)制。各方面的負(fù)責(zé)人和展臺經(jīng)理要隨時(shí)、頻繁地檢查、監(jiān)督工作進(jìn)度和質(zhì)量，使展前工作嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施。

第四是協(xié)調(diào)。一旦出現(xiàn)問題，立即設(shè)法調(diào)整、解決。必要時(shí)加人、加班。

第五是檢查。各項(xiàng)工作要檢查驗(yàn)收。對于委托的工作，比如展臺施工、道具租賃、展品運(yùn)輸?shù)榷紤?yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收應(yīng)有書面憑據(jù)。檢查主要是為了保證工作質(zhì)量，同時(shí)檢查結(jié)果也是解決糾紛的憑據(jù)。

第六是聯(lián)絡(luò)工作。展臺人員在抵達(dá)展覽會所在地后，應(yīng)當(dāng)接觸到有關(guān)部門，首先，與當(dāng)?shù)卮砺?lián)系。當(dāng)?shù)卮硎煜きh(huán)境，可以幫助解決一些問題；其次，與展覽會各方面建立聯(lián)系，包括展覽會的新聞中心、問訊處、接待人員、技術(shù)人員、新聞經(jīng)理、以及現(xiàn)場組織經(jīng)理；第三，與運(yùn)輸公司聯(lián)系，如果是出境展出，還會涉及海關(guān)，也要建立關(guān)系；第四，與施工公司聯(lián)系。如果有可能，與提供展具、服務(wù)等單位也有直接聯(lián)系，這種人際關(guān)系有助于合同對方執(zhí)行合同，并在困難的條件下，能獲得其優(yōu)先服務(wù)；第五，如果是出境展出，與當(dāng)?shù)厥桂^、商務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，他們可以提供當(dāng)?shù)厥袌銮闆r。另外，視展出需要與其他有關(guān)方面建立聯(lián)系，比如：如果展出規(guī)模大，展出目的是宣傳，就可以與當(dāng)?shù)匦侣劽襟w建立聯(lián)系。到達(dá)展場后，要立即拜見展覽會負(fù)責(zé)人，建立聯(lián)系。

第七是展品、運(yùn)輸工作。主要是辦理有關(guān)手續(xù)，將展品運(yùn)抵展場、進(jìn)館、就位、開箱、清點(diǎn)、布置。清點(diǎn)要認(rèn)真，根據(jù)編號逐件清點(diǎn)，逐項(xiàng)核對，如果發(fā)現(xiàn)點(diǎn)多、點(diǎn)缺、損壞等情況應(yīng)按規(guī)定填寫原始憑證或受損報(bào)告書?？障洳灰獡p壞，包裝材料等要保留在原箱內(nèi)，因?yàn)檎购蟛徽撌浅鍪郏剡\(yùn)都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運(yùn)作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運(yùn)、儲存。這項(xiàng)工作主要是與運(yùn)輸公司協(xié)調(diào)好。

第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會開幕日期和時(shí)間完全沒有靈活性。因此，一定要計(jì)劃、安排、管理好施工、布置工作，按時(shí)按質(zhì)將展臺搭好。

第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現(xiàn)有和潛在客戶做了宣傳工作。展臺人員抵達(dá)展出地后，主要是直接聯(lián)系、邀請最重要的客戶。與工商會、行業(yè)協(xié)會聯(lián)系，特別是與展出產(chǎn)品有關(guān)的協(xié)會團(tuán)體聯(lián)系。邀請他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見展覽會新聞負(fù)責(zé)人，并熟悉新聞室及其活動(dòng)安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會的新聞、宣傳、廣告活動(dòng)。

第十是公關(guān)工作。如果有比較大的活動(dòng)，比如開幕式、館日、貴賓訪問等，工作環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)比較多。這類工作宜委托給專業(yè)公關(guān)公司辦理。

第十一是行政工作。辦理入場證、停車證，安排雇傭臨時(shí)人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會造成比較大的麻煩。因此也要細(xì)心一一辦妥。

（2）展臺工作交代

展前對展臺人員進(jìn)行工作交代是展前最重要的工作之一。熟悉環(huán)境、了解工作是展臺人員工作高效率和高質(zhì)量的基礎(chǔ)。展前工作交代的目的是使展臺人員了解自己的工作環(huán)境、工作職責(zé)和工作目標(biāo)。展前工作交待可以與展臺人員培訓(xùn)同時(shí)進(jìn)行，也可以分開進(jìn)行。

工作交代可以用開會形式，與培訓(xùn)一樣，形式越正規(guī)越好。會上主要強(qiáng)調(diào)工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作要求以及作息和輪班安排。交代的主要內(nèi)容可以發(fā)資料由展臺人員自己閱讀。應(yīng)要求展臺人員在開幕前閱讀完。資料內(nèi)容包括：展覽會情況、展臺情況、市場情況、展臺工作、活動(dòng)情況、展臺工作管理、行政后勤安排等。也可以將有關(guān)資料匯編成展出工作文件，或稱展出工作手冊，不論是散的資料或是專門編印的手冊，內(nèi)容都要根據(jù)實(shí)際工作需要和條件選擇，可以簡單，可以復(fù)雜。資料或手冊要便于使用。

（3）人員安排

展覽會開幕期間，展出的主要責(zé)任就是由組織者轉(zhuǎn)向展出者和展臺人員，由展臺人員開展接待觀眾、洽談貿(mào)易等工作。展出期間的負(fù)責(zé)人是展臺經(jīng)理。如果展覽規(guī)模大，可能要專門設(shè)立管理組織：即展覽團(tuán)，由展覽團(tuán)團(tuán)長負(fù)責(zé)；展覽分團(tuán)，由分團(tuán)長負(fù)責(zé)；展臺，由展臺經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2、展期工作展期工作是指展覽會開幕到閉幕這一段時(shí)間的工作，是展覽工作重要的階段，也是正式的展臺工作階段。如果展覽籌備工作做得充分，展臺人員經(jīng)過正常培訓(xùn)和工作交代，并努力工作，展臺管理得當(dāng)，那么展出目標(biāo)應(yīng)當(dāng)能夠達(dá)到。

（1）展臺工作，展臺工作的主要內(nèi)容包括接待客戶、洽談貿(mào)易、記錄和市場調(diào)研。

A、接待客戶是展臺關(guān)鍵性工作之一。接待工作的主要內(nèi)容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。

接待安排可以是隨意的，也可以是預(yù)約的。最好將預(yù)約接待安排在觀眾人少的時(shí)間。以減少會談時(shí)的打擾，同時(shí)也避免失去接待其他客戶的機(jī)會。

接待對象可以分為重要客戶、現(xiàn)有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現(xiàn)有的還是潛在的，可以列出名單，事先告知展臺人員。如果發(fā)現(xiàn)重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現(xiàn)有的客戶，維護(hù)好關(guān)系。但是如果不是洽談業(yè)務(wù)，就不要因?yàn)樗麄兌⒄`接觸新客戶。可以約他們在閉館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會的最大優(yōu)勢、最大價(jià)值所在，也就是展臺最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿(mào)易價(jià)值，與展出目標(biāo)沒有直接關(guān)系，因此，不要耗費(fèi)時(shí)間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌?？梢郧擅钜稽c(diǎn)，客氣地打招呼，簡略地解答問題，盡快結(jié)束交談。

B、洽談工作也是展臺關(guān)鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內(nèi)容之一是推銷，推銷公司產(chǎn)品和服務(wù)，推銷公司形象。

有效的推銷會使?jié)撛诳蛻魧φ钩龉井a(chǎn)生信任，對展出的產(chǎn)品、服務(wù)產(chǎn)生興趣，會使現(xiàn)有客戶對新產(chǎn)品產(chǎn)生興趣和購買意向。達(dá)到這一步，就開始進(jìn)入洽談階段。要積極地爭取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿(mào)易合同。但是對新客戶的大宗買賣以及投資項(xiàng)目要慎重，不宜當(dāng)場簽約。任何決定必須在徹底調(diào)查之后作出。報(bào)價(jià)、條件再好，也要保持慎重的態(tài)度，尤其是對展覽會臨結(jié)束前提出的大宗買賣和投資項(xiàng)目要警惕?！俺脽岽蜩F”的觀念不可使用在展覽會上。展覽會的關(guān)鍵功能是建立新的關(guān)系，展覽會之后還需要做調(diào)查工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項(xiàng)目投資。推銷工作的成果表現(xiàn)在簽訂貿(mào)易合同。

C、記錄是展臺正式工作之一。記錄對展覽評估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺記錄的范圍可以很廣，但是主要記錄是接待和洽談工作。記錄方式有多種，常見的有收名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設(shè)備等。

記錄內(nèi)容、格式應(yīng)在展覽會前準(zhǔn)備好。記錄內(nèi)容根據(jù)工作需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價(jià)值的內(nèi)容。記錄格式設(shè)計(jì)主要考慮使用方便和效率。展覽會開幕前，必須讓展臺人員熟悉記錄表格。記錄表格最好是復(fù)寫式，一式多份：一份留給當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)或代理，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺，用于存檔和后續(xù)工作。復(fù)寫式表格的每份都要注明去向和用途。如果是單頁式表格，可以一天結(jié)束時(shí)或指定時(shí)間將表格內(nèi)有關(guān)情況摘出發(fā)回總部以便于工作迅速處理。