近年來(lái)，江蘇省常熟市社保中心切實(shí)抓好電子檔案管理工作，以“數(shù)智經(jīng)辦”為契機(jī)，同步謀劃和開(kāi)展電子檔案建設(shè)工作，在江蘇省人社一體化信息平臺(tái)中構(gòu)建完善業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，以子系統(tǒng)的形式有機(jī)銜接檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦，建設(shè)“檔案電子化加工廠”，實(shí)現(xiàn)全省人社檔案信息資源的集中、統(tǒng)一、完整、規(guī)范、安全有效管理，進(jìn)一步促進(jìn)社保經(jīng)辦數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升社保服務(wù)經(jīng)辦效能。

電子化變革增量檔案查詢更便捷

近日，常熟市某供應(yīng)鏈管理有限公司因單位勞動(dòng)糾紛，需要調(diào)閱員工于某的退工停?；麅?cè)?！氨疽詾闃巧蠘窍乱軆商藱n案室才能查閱經(jīng)辦檔案，沒(méi)想到窗口經(jīng)辦人員了解我的需求后，直接為我打印了檔案，大大提升了工作效率?！痹摴救耸陆?jīng)理說(shuō)。

通過(guò)對(duì)原有檔案流程進(jìn)行深入分析，常熟市社保中心從業(yè)務(wù)實(shí)際出發(fā)，再造業(yè)務(wù)材料歸檔流程、歸檔范圍、歸檔方式，將網(wǎng)辦過(guò)程中提交的電子材料及經(jīng)辦過(guò)程中高拍儀拍攝的業(yè)務(wù)材料等經(jīng)辦信息同步生成電子檔案，無(wú)需人工歸檔，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化。

原先基層人社平臺(tái)的業(yè)務(wù)檔案需定期送至市社保中心入庫(kù)管理，現(xiàn)在辦事人員無(wú)需市鎮(zhèn)兩級(jí)往返，實(shí)現(xiàn)收集、組卷、移送、審核全流程線上辦理。目前，養(yǎng)老、工傷等85項(xiàng)社保業(yè)務(wù)可以直接生成電子檔案，2022年以來(lái)已生成電子檔案1537卷，紙質(zhì)檔案較往年減少50％。

標(biāo)準(zhǔn)化加工存量檔案保管更智能

“這是我多年前的參保減員材料。我找了很久都沒(méi)找到，沒(méi)想到社保中心電腦里就有，輸入我的姓名就找到了，真是太感謝了！”近日，外地參保人員李先生臨近退休，單位審核檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少常熟的離職證明。由于時(shí)間久遠(yuǎn)、單位人事幾經(jīng)變更等原因，李先生翻閱了大半天仍未找到。2022年年底，隨著最后一卷機(jī)關(guān)事業(yè)存量檔案數(shù)字化加工順利完成，江蘇省人社一體化系統(tǒng)上線過(guò)渡期的2065卷機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)型，群眾的社保檔案無(wú)一遺漏進(jìn)入電腦數(shù)字庫(kù)，使保管更安全、查詢更方便。

為滿足人民群眾便捷高效查詢檔案的需求，常熟市社保中心對(duì)2014年10月起至2021年底的所有機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)庫(kù)存業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化加工，把群眾最關(guān)心的重要業(yè)務(wù)手續(xù)，如參保、轉(zhuǎn)移、退休等作為整理首選，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理、目錄編制、掃描加工、數(shù)據(jù)掛接、裝訂入庫(kù)，共編制電子化檔案目錄3024條、案卷全文25萬(wàn)余頁(yè)，將2065卷紙質(zhì)檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)一步提高檔案查詢效能。

常態(tài)化開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)更規(guī)范

“我們建立了《檔案管理檢查制度》，針對(duì)業(yè)務(wù)檔案、電子檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案歸檔情況開(kāi)展常態(tài)化日常檢查，通過(guò)歸檔自查、組卷必查、科室抽查、管理互查等檢查形式，對(duì)檔案進(jìn)行全方位體檢，形成閉環(huán)管理?！背Ｊ焓猩鐣?huì)保險(xiǎn)基金管理中心主任朱冬良介紹。

常熟市社保中心建立起業(yè)務(wù)經(jīng)辦和檔案管理深度融合機(jī)制，用電子檔案實(shí)時(shí)在線歸檔的要求倒逼業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，用標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化。

此外，該中心組建專職檔案員隊(duì)伍，完善兼職檔案員制度，開(kāi)展系統(tǒng)化培訓(xùn)，詳細(xì)講解檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，并對(duì)省人社一體化平臺(tái)歸檔流程、查詢方法進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操指導(dǎo)，培訓(xùn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、科室的兼職檔案管理員50余人。

該中心搭建業(yè)務(wù)交流群，解答疑難問(wèn)題，加強(qiáng)日常指導(dǎo)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。2022年以來(lái)，該中心共檢查檔案135份，涉及22項(xiàng)業(yè)務(wù)，相關(guān)問(wèn)題均已整改完畢，有效提高檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平。（李佳敏）